PAY TRANSPARENCY AND PERFORMANCE EVALUATION: A PARADIGM SHIFT FOR EMPLOYERS IN 2026

PAY TRANSPARENCY AND PERFORMANCE EVALUATION: A PARADIGM SHIFT FOR EMPLOYERS IN 2026

Pay transparency, objective performance evaluation, and employee involvement in designing compensation policies are among the key directions that will reshape employment relations in the coming years. With the full implementation of the EU Pay Transparency Directive by June 2026, companies must rethink how they set salaries, communicate adjustments, and justify potential pay differences.

For many organizations, this is not just a procedural change, but a deep cultural transformation that requires clarity, transparency, and a high level of professionalization of internal processes.

‍

1. Performance evaluation – the legal and practical foundation of modern pay structures

One of the biggest challenges for employers is the need to demonstrate that salaries are set based on objective, verifiable, and non‑discriminatory criteria. This is why performance evaluation becomes strategically important.

Why do we need clear KPIs? Because a coherent evaluation system must be based on:

• well‑defined     objectives, not general statements;
• indicators     adapted to the role and industry, reflecting actual activity;
• measurable     criteria, to justify salary differences or the absence thereof;
• alignment with     organizational goals, not only individual performance.

A relevant KPI for a sales consultant may be revenue generated, while in an IT department code quality or incident resolution time will matter. In HR,the accuracy of processes or time to close recruitments can be measured; infinance, compliance with deadlines and accuracy of reporting.

Evaluation grids – transparency and predictability

A well‑designed evaluation grid can classify employees into levels, for example:

• Below expectations – objectives achieved partially or inconsistently;
• Meets  expectations – objectives achieved consistently;
• Above expectations – consistently superior performance;
• Exceptional – significant contribution and demonstrated impact.

Each category should correspond to clear salary increase ranges – not necessarily fixed, but indicative. This model helps employees understand what is needed to advance and protects employers in case of inspections or pay discrimination disputes.

Periodic evaluations – no longer optional

Evaluation is no longer a formal annual exercise but a continuous process that:

• identifies     issues early,
• allows     objective adjustments,
• supports a     performance‑driven culture,
• offers     transparency and predictability.

Periodic evaluation should include multiple methods such as self‑assessment,manager assessment, and where culture allows, 360° feedback. The emphasis must be on clear communication of criteria and consistent application.

‍

2. Co‑creating compensation packages – employees become partners, not just beneficiaries

Employees want more than competitive salaries: they want to be involved in decisions and feel that their opinion matters. Involving staff in defining salary policies is a global trend with proven positive effects on retention and engagement.

How do we gather relevant data?

Companies can use:

• periodic     surveys,
• anonymous     questionnaires,
• focus groups     with participants from various departments,
• structured     discussions with employee or union representatives.

Where unions exist, employers are required to engage in real—not formal—dialogue. This involves regular economic updates, participation in review meetings, and communicating decisions within the legally required two working days.

‍

3. Communicating salary changes – between empathy, strategy, and legal obligation

Communicating a salary change, whether positive or negative, has a direct impact on team morale and trust in management. A poor approach can lead to conflict, resignations, or a deterioration of organizational culture.

How should salary adjustments be communicated?
Key principles include:

• early     communication, before rumors spread;
• consistent     messaging for employees in similar situations;
• transparent     reasoning, including real data supporting the decision;
• an empathetic     approach, as salary relates to personal financial security.

Documentation is also essential: any salary adjustment must be communicated through a justified unilateral document in line with labor law and the individual employment contract.

How to deliver potentially negative news in a constructive way?

When the company cannot grant salary increases, it should offer:

• realistic     perspectives (steps to improve the economic situation),
• a clear     reevaluation timeline,
• alternative     benefits that do not heavily impact the budget (flexibility, training,     supplementary benefits).

Here, communication becomes almost as important as the decision itself.

‍

4. Pay Transparency – what will actually change in 2026?

Although Romania’s gender pay gap is relatively small (approx. 3.7%), the European directive introduces extensive rules that go beyond gender equality and address overall pay equity principles.

Requirements for employers during recruitment

Companies will need to:

• provide salary     ranges before the interview,
• not request a     candidate’s salary history,
• use neutral and     updated job titles (including revising outdated COR labels such as     “cleaning lady”).

Requirements during employment

Employees will be entitled to receive:

• criteria used     to set and increase salaries,
• their     individual salary and the average salary for their job category (broken     down by sex),
• a clear     response deadline (maximum two months).

Confidentiality clauses can no longer prevent employees from disclosing their own salary.

Reporting requirements for large companies

Companies with more than 100 employees will have to periodically publish data on gender pay differences. If gaps exceed 5% and cannot be objectively justified within six months, the employer and the social partner must perform a joint pay assessment to identify, correct, and prevent unjustified pay differences.

‍

5. Practical steps toward compliance

To avoid legal, financial, and reputational risks, companies should:

• conduct an     internal pay gap audit,
• analyze     objective criteria based on role, responsibilities, and seniority,
• update internal     policies,
• create a     coherent salary grid,
• prepare     managers for new requirements,
• establish clear     communication mechanisms for responding to employee requests.

‍

6. Why pay transparency is necessary and what the EU legislation aims to change?

Pay transparency is not an isolated initiative but a response to persistent gender‑based pay inequalities. At EU level, 2024 studies show that women earn on average about 11.1% less than men in comparable roles.

Romania is among the countries with the smallest gender pay gaps — around 3.7% in 2024—but this does not eliminate the need for transparent mechanisms.Small gaps may hide structural imbalances or vary by industry.

Undervaluation of Female‑dominated Roles – a Structural Issue

In most EU Member States, men dominate high‑pay sectors (technology,infrastructure, engineering), while women are overrepresented in lower‑payfields (care, education, administrative services).

Paradoxically, many of these roles require comparable skills, effort, and responsibility but are paid differently due to cultural or historical reasons.This is why the directive emphasizes:

“Equal pay for equal work or work of equal value.”

This approach goes beyond identical job comparisons and examines objective criteria such as:

• required skills,
• level of responsibility,
• task complexity,
• working conditions,
• required qualifications.

If two different jobs have comparable value, wages should not differ without objective justification.

Another important element is the single‑source principle: the employer (or corporate group) is responsible for correcting unjustified differences—even those identified regarding former employees.

‍

7. Current legislation and how it relates to salary confidentiality

Although salary is considered confidential and personal data, employers cannot invoke confidentiality to avoid transparency.

Confidentiality has a legitimate purpose: it allows differentiated reward based on performance and results without creating unnecessary internal tension.However, the directive revisits the balance between confidentiality and the employee's right to understand pay criteria and levels.

When confidentiality can no longer be invoked

Employers cannot refuse relevant information when:

• unions or     employee representatives investigate potential discriminatory practices;
• an employee     requests average salary data for their job category, broken down by sex;
• there is a     dispute regarding unpaid wage rights;
• state     authorities request information within their legal powers.

Employers may also no longer include clauses in employment contracts that prohibit employees from discussing their own salary. Such clauses will be non‑compliant.

GDPR and transparency – how they can coexist

Salary remains personal data, which means:

• employers must     provide only aggregated data, not individual figures;
• data cannot be     shared with persons without a legitimate interest;
• information     that could indirectly reveal individual salaries must be avoided (e.g.,     when a job category has a single employee).

Balancing data protection and transparency is essential for compliance and for minimizing legal risks.

‍

8. How pay transparency contributes to a fairer labor market

Transparency is not only an obligation but also a management tool that:

• reduces internal suspicion and tension,
• increases trust in evaluation and compensation processes,
• supports organizational competitiveness,
• helps employers identify and correct imbalances without court intervention,
• increases employee satisfaction and reduces the risk of unexpected resignations.

For employers, the main advantage is clarity: objective criteria,documented decisions, and the ability to instantly demonstrate the absence of discrimination.

‍

Conclusion

Pay transparency is not just a European obligation but an opportunity for companies to strengthen organizational culture, prevent litigation, and build a trust‑based workplace. Objective performance evaluation, responsible communication, and employee involvement are becoming central elements of a modern and competitive organization.

TRANSPARENȚA SALARIALĂ ȘI EVALUAREA PERFORMANȚEI:O SCHIMBARE DE PARADIGMĂ PENTRU ANGAJATORI ÎN 2026

Transparența salarială, evaluarea obiectivă a performanței și implicarea angajaților în procesul de construire a politicilor de compensații se numără printre cele mai importante direcții care vor transforma relațiile de muncă în următorii ani. O dată cu implementarea integrală a Directivei europene privind transparența salarială până în iunie 2026, companiile trebuie să își regândească modul în care stabilesc salariile, comunică ajustările și justifică eventualele diferențe de remunerare.

Pentru multe organizații, aceasta nu este doar o schimbare procedurală, ci o transformare culturală profundă, care necesită claritate, transparență și un nivel ridicat de profesionalizare a proceselor interne.

‍

1. Evaluarea performanței – fundamentul legal și practic al salarizării moderne

Una dintre cele mai mari provocări pentru angajatori este necesitatea de a demonstra că salariile sunt stabilite pe baza unor criterii obiective, verificabile și nediscriminatorii. Acesta este și motivul pentru care evaluarea performanței capătă o importanță strategică.

De ce avem nevoie de KPI-uri clare? Pentru că un sistem de evaluare coerent trebuie să plece dela:

·       obiective bine definite, nu generalități;

·       indicatori adaptați rolului și industriei,pentru a reflecta activitatea reală;

·       criterii măsurabile, pentru a putea justifica diferențele salariale sau absența acestora;

·       corelarea cu obiectivele organizației, nudoar cu performanța individuală.

Un KPI relevant pentru un consultant de vânzări poate fi cifra de afaceri generată, însă într-un departament IT va conta calitatea codului sau timpul de rezolvare a incidentelor. În HR, se poate măsura acuratețea proceselor sau timpul de închidere a recrutărilor, iar în financiar, respectarea termenelor și a acurateței raportărilor.

Grile de evaluare – transparență și predictibilitate

O grilă bine construită permite clasificarea angajaților pe niveluri, de exemplu:

·       Sub așteptări – obiective îndeplinite parțial sau inconsistent;

·       Conform așteptărilor – îndeplinire constantă a obiectivelor;

·       Peste așteptări – performanță superioară, constantă;

·       Excepțional – contribuție semnificativă și impact demonstrat.

Fiecare categorie ar trebui să corespundă unor intervale clare de creștere salarială – nu neapărat fixe, dar orientative. Acest model ajută angajații să știe exact ce trebuie să facă pentru a avansa și protejează angajatorul în cazul unui control sau litigiul privind discriminarea salarială.

Evaluările periodice – nu mai pot fi amânate

Evaluarea nu maieste un exercițiu anual formal, ci un proces continuu care:

·       identifică probleme la timp,

·       permite ajustări ale obiectivelor,

·       susține cultura performanței,

·       oferă transparență și previzibilitate.

Evaluarea periodică ar trebui să includă mai multe metode, precum: autoevaluarea angajatului,evaluarea managerului/superiorului și, acolo unde cultura o permite, feedback 360°. Accentul trebuie pus pe comunicarea clară a criteriilor și pe consistența aplicării lor.

‍

2. Co-crearea pachetelor de compensații – angajații devin parteneri, nu doar beneficiari

Angajații își doresc mai mult decât salarii competitive: vor să fie implicați în decizii și să simtă că părerea lor contează. Implicarea personalului în definirea politicilor salariale este o tendință globală, cu efecte pozitive dovedite asupra retenției și angajamentului.

Cum adunămdate relevante?

Companiile pot folosi:

·       sondaje periodice,

·       chestionare anonime,

·       focus-grupuri cu participanți din diferitedepartamente,

·       discuții structurate cu reprezentanții angajaților sau ai sindicatelor.

În organizațiile unde există sindicate, angajatorul este obligat să se angajeze într-un dialog real, nu formal. Acest lucru presupune informarea periodică privind situația economică, participarea la ședințele de analiză și comunicarea deciziilor în termenul legal de două zile lucrătoare.

3. Comunicarea schimbărilor salariale – între empatie, strategie și obligație legală

Comunicarea unei modificări salariale, fie ea pozitivă sau negativă, are un impact direct asupra moralului echipei și asupra încrederii în management. O abordare necorespunzătoare poate genera conflicte, plecări sau deteriorarea culturii organizaționale.

Cum trebuie transmise ajustările salariale?

Principiile esențiale includ:

·       comunicarea timpurie, înainte ca zvonurile să se răspândească;

·       mesaje uniforme, fără diferențe între angajați aflați în situații similare;

·       transparență în argumente, inclusiv prezentarea datelor reale care stau la baza deciziei;

·       abordare empatică, deoarece salariul este legat de siguranța financiară personală.

Este important și suportul documentar: orice ajustare salarială trebuie comunicată printr‑un document unilateral justificat conform legislației muncii și termenilor contractului individual de muncă.

Cum transmitem un mesaj cu potențiale efecte negative într-o notă pozitivă și constructivă?

Atunci când compania nu poate acorda creșteri salariale, trebuie să ofere:

·       perspective realiste (pașii pentru îmbunătățirea situației economice),

·       un calendar clar de reevaluare,

·       beneficii alternative care nu afectează masiv bugetul (flexibilitate, traininguri, beneficii suplimentare).

În astfel de situații, modul în care este comunicată decizia devine aproape la fel de important ca decizia în sine.

‍

4.Transparența salarială – ce se schimbă concret în 2026?

Deși în România diferența salarială între femei și bărbați este relativ mică (aprox. 3,7%),directiva europeană impune un set amplu de reguli care depășesc sfera egalității de gen și se extind asupra principiilor de echitate salarială în general.

Obligații pentru angajatori în etapa de recrutare

Companiile vor trebui să:

·       ofere intervalul salarial înainte de interviu,

·       nu solicite istoricul salarial alcandidatului,

·       folosească denumiri de post neutre și actualizate (cu necesitatea revizuirii unor titluri COR învechite, precum„femeie de serviciu”).

Obligații pe parcursul contractului

Angajații vor avea dreptul să primească:

·       criteriile utilizate la stabilirea și creșterea salariilor,

·       nivelul salarial individual și cel mediu pe categoria de post (defalcat pe sexe),

·       un termen clar de răspuns (maximum douăluni).

Clauzele de confidențialitate privind salariul nu vor mai putea restricționa angajații să își divulge propria remunerație.

Raportarea diferențelor salariale pentru companiile mari

Companiile cu peste 100 de angajați vor trebui să publice periodic date privind diferențele de remunerație  între femei și bărbați. Dacă diferențele depășesc 5% și nu pot fi justificate obiectiv în termen de șase luni, angajatorul și partenerul social trebuie să inițieze o evaluare comună pentru a identifica, a remedia și a împiedica diferențele de remunerare dintre lucrătorii de sex feminin și cei de sex masculin care nu se justifică prin factori obiectivi, neutri din punctul de vedere al sexului.

5. Pași practici pentru conformare

Pentru a evita riscurile juridice, financiare și reputaționale, recomandăm:

·       audit intern privind diferențele salariale,

·       analiza criteriilor obiective în funcție de rol, responsabilități și nivel de senioritate,

·       actualizarea politicilor interne,

·       crearea unei grile salariale coerente,

·       pregătirea managerilor pentru noile cerințe,

·       mecanisme clare de comunicare și de răspuns la solicitările angajaților.

‍

6. De ce este necesară transparentizarea salariilor și ce schimbări vizează legislația europeană

Transparența salarială nu apare ca o inițiativă izolată, ci ca răspuns la diferențele încă existente între femei și bărbați în ceea ce privește remunerarea. La nivel european, studiile din 2024 arată că femeile câștigă în medie cu aproximativ 11.1%mai puțin decât bărbații care ocupă poziții comparabile[1].

România se situează printre statele cu cele mai mici diferențe salariale de gen — în jur de 3,7%, conform datelor din 2024[2]— însă acest lucru nu elimină necesitatea unor mecanisme clare de transparență.Diferențele mici pot ascunde dezechilibre structurale sau pot varia în funcție de sector, iar în anumite domenii decalajele pot fi mult mai mari.

Subaprecierea rolurilor dominate istoric de femei – o problemă structurală

În majoritatea statelor membre, bărbații domină sectoarele cu salarii ridicate (tehnologie,infrastructură, inginerie), în timp ce femeile sunt semnificativ prezente în domeniile cu salarii mai mici (îngrijire, educație, servicii administrative).

Paradoxal, multe dintre aceste roluri necesită competențe, efort și responsabilitate comparabile, însă sunt remunerate diferit din motive culturale sau istorice. Deaceea, directiva europeană insistă pe conceptul de: „Remunerație egală pentru muncă egală sau de valoare egală”

Această abordare depășește logica posturilor identice și se concentrează pe criterii obiectiveprecum:

·       competențele necesare,

·       nivelul de responsabilitate,

·       complexitatea sarcinilor,

·       condițiile în care se desfășoară activitatea,

·       calificările cerute.

Dacă două posturi diferite au valoare comparabilă, salariile nu ar trebui să difere în absența unor criterii obiective care justifică discrepanța.

Un alt element important este criteriul sursei unice: angajatorul (sau grupul de companii din care face parte) este responsabil pentru corectarea diferențelor nejustificate,inclusiv cele constatate în raport cu foști angajați — nu doar cei aflați în prezent în companie.

‍

7. Ce prevede legislația actuală și cum se raportează la confidențialitatea salarială

Deși salariul este considerat informație confidențială și, în același timp, dată cu caracter personal, aceasta nu înseamnă că angajatorul poate invoca oricând confidențialitatea pentru a evita transparența.

Confidențialitatea are un scop legitim: permite angajatorului să remunereze diferențiat, în funcție de performanță și rezultate, fără a genera tensiuni interne inutile. Cu toate acestea, directiva europeană regândește raportul dintre confidențialitate și dreptul angajatului de a cunoaște criteriile și nivelurile salariale.

Situațiile în care confidențialitatea nu mai poate fi invocată

Angajatorul nu poate refuza furnizarea de informații relevante atunci când:

·       sindicatele sau reprezentanții angajațilorinvestighează potențiale practici discriminatorii;

·       angajatul solicită date privind nivelul salarial mediu pe categoria sa de funcție, defalcat pe sexe;

·       există un litigiu privind drepturi salariale neacordate;

·       instituțiile statului solicită informații în exercitarea competențelor lor legale.

De asemenea,angajatorul nu mai poate introduce în contractele individuale de muncă clauze care interzic angajatului să discute cu colegii despre propriul salariu. Astfelde clauze vor fi neconforme.

GDPR și transparența – cum pot coexista

Salariul rămâne odată personală, ceea ce înseamnă că:

·       angajatorul trebuie să furnizeze doar informații agregate, nu valori individuale;

·       datele nu pot fi distribuite persoanelor care nu au un interes legitim;

·       trebuie evitate informațiile care ar putea dezvălui indirect salariile unora dintre angajați (de exemplu, când există un singur ocupant într-o categorie de post).

Acest echilibru între protecția datelor și transparență este esențial atât pentru conformitate,cât și pentru evitarea expunerii la riscuri juridice.

8. Cumcontribuie transparența salarială la o piață a muncii mai echitabilă

Transparența nu este doar o obligație, ci și un instrument de management care:

·       reduce suspiciunile și tensiunile interne,

·       crește încrederea în procesul de evaluare și remunerare,

·       susține competitivitatea organizației,

·       ajută angajatorii să identifice și să corecteze dezechilibrele fără intervenția instanțelor,

·       crește satisfacția angajaților și reduce riscul de plecări neașteptate.

Pentru angajatori, avantajul major este claritatea: criterii obiective, decizii documentate și posibilitatea de a demonstra imediat lipsa discriminării.

Concluzie

Transparența salarială nu este doar o obligație europeană, ci o oportunitate pentru companii de a-și consolida cultura organizațională, de a preveni litigii și de a construi un climat bazat pe încredere. Evaluarea obiectivă a performanței,comunicarea responsabilă și implicarea angajaților devin elemente centrale în construirea unei organizații moderne și competitive.

[1] Sursa-https://ec.europa.eu/eurostat/statistics-explained/index.php?title=Gender_pay_gap_statistics#Gender_pay_gap_levels_vary_significantly_across_EU

[2] Sursa-https://ec.europa.eu/eurostat/statistics-explained/index.php?title=Gender_pay_gap_statistics#Gender_pay_gap_levels_vary_significantly_across_EU

‍